Re: Draft outline of Updated Compilation of Process Flows

EDITED IMPROVED:

On Tue, Sep 29, 2026 at 9:08 AM Jorge Saguinsin <jorge@holygardens.ph> wrote:

Objectives:     1.  KISS

                       2.  To streamline processes so that they   are quicker

                       3.  To save time, money, to be more efficient

                       4.  To have happy customer improve customer satisfaction experience

                       5.   To have solid stable system reference

Reality          1.  Topsy turvy operations

                     2.  DAy to day changes in policy process

                     3.  Cross currents cross instruction that are conflicting

                     4.  Poorly trained staff

WHAT:    Draft outline of Updated Compilation of Process Flows

DURATION:     A 30 day task?

GENERAL CLASSIFICATIONS  OF PROCESS

              Nomencalature:  

              SA  -   Sales Admin

              Process Initial

  

              Owner

              Thus:      SA  Closal  CSS 

                   A.   Sales     

                        1.  Product mastery

                        2.  Sales training

                        3.  Seller recruitment/compensation

                       4    Prospecting

                       5.  4 ps of marketing

                       6. Closing sales

 

                          1.  Reservation agreement

                         2.  PPA  T and C lengthy explanation

                     7.  Issuance of docs

                           CO Dos

                           SoA

                          Special cases:

                             1.  EJ

                            2.  Loss docs

                            3.  Deed of exchange

                       8.    Restrictions on use of lots especially GE

                            1.  Approval of constructions/bond

                            2.   Utilities utility payments

                     

                  B.   Memorial service

                         1.  Interment service

                        2.  Funeral service

                        3. Cremation service

                        4.  VIP plot maintenance

                        5.  MA

                       6.  Refunds

                       7.  Buy backs

                 C.  Field operations

                         1.  Interment

                         2.  Landscaping 

                             Lawn mowing

                             Weed control

                             VIP service

                        3.  Cleanliness

                            Trash disposal

                                CR 

                       4.  VIP services

                        5.  Security

                         11 GO

                         Memo to SG

                  D.  Office works

                        1.  Reports

                             1.   AM Text report

                             2.  PM text report

                             3.  Daily sales collection and inventory reports

                             4.  Abstracts:

                                             1.  CRB

                                             2.  Treasury

                                             3.  Sharing

                                             4.  PNL

                                                

                             5.  Monthly sharing

                             6.  Monthly PNL

                             6,  Monthly Financial reports

                                  1.  PNL

                                  2.  Balance sheet

                                  3.  Cash flow

                       2.  Filing

 

                                  file numbering classification 

                             1.  CV

                             2.  Master list of all lots

                             3   Master list of PPA, CO, Dos issued

                             4.  INdividual  PPA,  CO, Dos signed

                             5.  Monthly reports;   FINANCIAL SALES REPORTS

                             6.  Abstracts  4 MODULES

                   3.  AP

                          1.  Budgetting

                         2.  CV

                         3.  Check approval/printing

                         4.  Check warehousing

                         5.  Check releasing

                              1.  Stale checks,  cancelled checks due to errors

                  4. ICR  Credit operations

                      1.  Monthly run up

                      2.  Aging

                      3.  Collection

                      4.  Forfeitures/adding back to inventory

                  5.  FFE accounting

                    1.  Monthlyinventory

                    2.  Spare/used parts management

                    3.  Purchasing of parts

                 6.  Treasury/Cash operations

                     1.  Check preparation

                     2.  Check signing

                     3.  Check ordering

                     4.  Check warehousing/logging check released

                     7.  SHARING

                       

                            

                     

                          

OUTLINE OF PROCESS FLOW CHART

Tasks/subtask      Next to/under Stitle        Outputs                             Process  Owner                       Tasks                                                  Steps                      Key points             Supervisor/checker     NU

                                                                    KRA,, KPI

   TO BE IMPROVED AS:

      Process No Task/subtask    Output    User       Checker    Approval              Process owner    Inputs            Processes/steps     Key points        Docs            File 

      Or mind map format:

         INTERMENT   

                       Purpose -  EXTRAORDINARY CUSTOMER EXPERIENCE/MEMORIALIZATION

                     Input                       Processes                                                                                 Key points

                                      IA                               1.  IA

                 Payment                    2.  Interview

                                      Customer data           3.  Schedule

                                                                         4.  Issuance of JO, PO

                                                                         5.  Location of lot

                                                                         6.  Excavation

                                                                         7.  Set up

                                                                         8.  Making memory board

                                                                         9.  Making tarp

                                                                        10.  Making tributes

                                                                        11.  Making obits

                                                                        12.  Upload of 10 and 11

                                                                        13.  Ordering grass, refreshment marker

                                                                                                                                            IA/ ARU

                                                                    Interment                   Outputs                         JO for digging, set up

                                                                                                                                           PO -  refreshment

                                                                                                                                           Checks

                                                                                                                                            Interment checklist

                                                                                                                                            PNL

                                                                                                                                            Files of IA, PNL checklist

                                                                                                                                            Novena

                                                                                                                                            Tarp, Tribute, TY card

                                                                                                                                            Master list of interment

                                                                                                                                            Update of lot masterlist

                                                                                                                                            Interment set up:   motif, chairs, carpets,  refreshment

                                                                                                                                            Music

                                                                                                                                            Obit 

                                                                                                                                           Novena

                                                                                                                                            Refreshment

                                                                                                                                           Funeral pack

                                                                                                                                           Grass 

                                                                                                                                           Marker

                                                                                                                                           40 days bring me

      Sales       Purpose to build a business to build a community of users

                    Inputs                                  Process                             Key Points                                                  Outputs

                   Leads Prospect                    Qualifying                                                                                             Prospect

                   Bird dog                                Set up appt                                                                                          Reservation agreement

                   brochure                               Sales presentation/tripping                                                                  CTS

                   price computation                Achieving clarity authority                                                                     Payment

                  sales map                             Closing                                                                                                 Referral

                  video on lap top

                  Website

                  FB YT post

                  documentary/testimnony referrral                                                SELLING